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이기는 보고서
<미키 다케노부> 저/<이수형> 역 | 다산북스
- 2016-06-02
- ePub
- 29 M
- 보유2, 대출0, 예약중0
‘무조건 딱 보고 내용을 파악할 수 있는지’가 관건이다!
세계 최고를 10초 만에 납득시키는 최강 보고서 작성 노하우
매출보고서에서 프로젝트 관리 시트까지,
업무에 꼭 필요한 10가지 보고서 작성법
직급이 높아질수록 결정해야 하는 일들은 점점 많아진다. 그래서 상사는 보고서를 보고 판단하는 데 걸리는 시간을 최대한 줄이려고 한다. 이런 상사들의 마음에 쏙 드는 보고서를 작성하는 방법을 알려주는 책이 나왔다.
『이기는 보고서』는 보고서에 조금이라도 막연한 부분이 있으면 지위 고하를 막론하고 가차 없이 지적했던 소프트뱅크의 손정의 사장 아래에서 혹독한 훈련을 받은 미키 다케노부가 쓴 책이다. 그는 ‘언제 어디서든 한 번에 통과할 수 있는 보고서’를 쓰기 위해 그동한 훈련한 보고서에 관한 모든 기술을 한 권에 집약했다. 실제로 소프트뱅크에서는 분초를 다투는 손정의 사장을 만나 자리를 잡고 이야기를 하는 것 자체가 불가능하기 때문에 엘리베이터 이동 등의 짧은 시간이 생기면 그 자리에서 이야기를 시작해 승낙을 얻어야 했다. 그래서 이 책에서 말하는 좋은 보고서는 ‘상사를 10초 안에 설득하는’ ‘무조건 딱 보고 내용을 파악할 수 있게 만드는’ 보고서다. 이렇게 잘 된 보고서 한 장은 열 마디 말보다 훨씬 큰 성과로 나타난다.
“어리고 보고서 작성법에 무지했던 나도 해냈다. 결코 어렵지 않으며 불가능한 길도 아니다. 누구나 보고서 작성법의 우등생으로 거듭나고 성과를 올릴 수 있다. 나는 여러분들도 충분히 그렇게 될 수 있다고 믿어 의심치 않는다.”
잘된 보고서뿐 아니라 잘못된 보고서의 견본까지, 또 어디가 잘못되었고 무엇을 고쳐야 하는지를 상세히 설명해 누구나 쉽게 이해할 수 있는 이 책은 모든 직장인들의 업무 교과서가 될 것이다.
1972년 후쿠오카에서 태어났다. 1998년 손정의 회장의 비서로 ㈜소프트뱅크에 입사한 후, 손 회장의 측근으로서 그의 포부와 경영이념에 대해 많은 것을 배웠다. 2000년부터 사장실장을 역임하면서 Yahoo! BB 사업 추진, 나스닥 재팬 설립, 일본채권신용은행 인수 등 프로젝트 매니저로서 수많은 프로젝트를 수행했다. 2006년에는 재팬 플래그십 프로젝트 주식회사를 설립하여 현재 대표이사 겸 CEO로 있다. 뿐만 아니라 벤처기업에서 상장기업까지 수많은 회사의 사외이사 및 감사역도 맡고 있으며, 일본연금기구(구 사회보험청)에서는 이사(비상근)로서 개혁을 진행하고 있다. 일본연금기구 비상근이사, 정부위원회 위원, 도호쿠학원대학 경영연구소 특별연구원으로 활동을 하고 있으며 후생노동성 장관 정책실 정책관도 역임했다. 저서로는『손정의 명언록』『손정의 규격외』『소프트뱅크 상식외의 성공법칙』『손정의 경영을 말하다』『손정의 기적의 프레젠테이션』『손정의의 상식을 파괴하는 비즈니스 테크닉』등이 있다.
이기는 보고서
이기는 보고서 1 -업무처리보고서
실태가 보이지 않는 보고서는 위험하다
그룹 관리를 배우자!│누적 막대그래프로는 본질을 파악할 수 없다│그룹 내수를 시계열상의 변화로 본다│답은 ‘강사의 수’에 있었다│누적은 문제를 내포한다│제조뿐 아니라 서비스에도 응용할 수 있다│서비스에서도 수율 감각을 가져라│자원의 계획적인 배분이 가능해진다│야후BB에서 활용한 그룹 관리 기법│모든 전화가 통화 중!│연금특별편 처리 업무도 비약적으로 개선되다
이기는 보고서 2 -매출보고서
윗선의 눈높이로 가설을 세워라
예산보다 적은 원인 이유│잘못된 매출 보고서의 견본│시각적으로 보기 좋지만, 실태를 제대로 파악할 수 없는 막대그래프│지속적인 매출과 일시적인 매출 추이를 파악하라!│‘82kg 이론’에 빠지지 말라!│위기상황이 보인다│중요한 건 방향이다│매출에는 고유의 색이 있다!│사원이 없어도 회사가 돌아가는 구조를 만든다│2단계 윗선의 관점에서 가설을 세워라│단지 오늘만을 위한 자료 작성은 백해무익하다
이기는 보고서 3 -요인분석보고서
개선을 요구할 때 가장 설득력 있는 방법
인과관계를 찾으면 비용도 줄일 수 있다│누적그래프로 요인을 찾아라│베이스 콜은 면밀하게 범주화하라│원인과 결과를 이해할 수 있다│윗선에 불평하는 소재가 된다│개선 요구는 하나로 좁힌다│수치화하면 사람은 움직인다│‘연금 특별편’의 일괄 배송이 초래한 이상 사태│집중 해소에도 도움이 된다
이기는 보고서 4 -회의의사록
A4지 1장으로 한눈에 파악할 수 있게 만든다
의사록은 ‘읽지 않으면 헛방’!│A4지 사이즈로 양식화하라│세로로 구성하자│보고인지, 결의사항인지를 명확히 구별한다│사실과 평가는 나눠 기록하자│책임자나 마감기한, 결과물을 명확하게 정하자│배포처, 출석자도 명시한다│언제 누가 이 의사록을 작성했는가│서기에게는 권한을 부여한다│좋은 회의의사록은 퇴로를 끊는다
이기는 보고서 5 -프로젝트 관리 시트
각 공정을 담당자 단위로 심플하게 관리한다
데스매치가 강요되는 프로젝트│보기엔 좋지만 사용이 어려운 간트 차트│현장의 움직임에 대응할 수 없다│심플하지만 진행 관리에는 충분하다│구체적인 사안이나 행동으로 결과물을 정의하다│담당자는 1명으로 좁히고 반드시 명확하게 기재한다│항상 최신 버전으로 업데이트하자│각 담당자 단위로 공정을 나눈다│권한이 없는 PM은 프로젝트를 제대로 운영할 수 없다│예측할 수 없는 사태에도 임기응변으로 대응할 수 있다
이기는 보고서 6 -파레토차트
몇 가지 요인을 제거하면 80%의 문제가 해결된다
문제점 발견에 도움이 되는 파레토 차트 | 80 대 20 법칙 | 파레토 차트의 작성법 | 최소값, 최대값을 고정한다 | 쓸데없는 요소를 제거해 심플한 그래프로 작성한다 | 우선순위를 전원이 공유할 수 있는 도구 | 운용 룰을 만들어 확인한다 | 카테고리별 정의와 운용이 중요하다
이기는 보고서 7 -회귀 분석
경영자 마인드를 길러주는 회귀 분석
“회귀 분석을 하지 않는 사람의 이야기는 일절 듣지 않겠다”│회귀 분석이 경영자 육성으로 이어진다│인과관계를 부각시킨다│결정계수를 잊지 마라│PDCA 사이클이 논리적으로 돌아간다│누락 체크도 가능해진다
이기는 보고서 8 -프로세스 분석 시트
프로세스 정의로 단계별 상황을 파악한다
각 단계별로 업무의 진척상황을 따라가자│입구와 출구를 정의해 변화를 쫓아간다│수율이 10%가 된 이유│전화한 시간대에 문제가 있었다?│우선순위를 매겨 해결책을 생각한다│정의의 중요성 - 나비와 나방 이야기│업무의 함정을 잡아라
이기는 보고서 9 -프레젠테이션
수치가 뒷받침되는 원 메시지, 원 이미지
기획서와의 차이를 반드시 인식하자!│TV=프레젠테이션│슬라이드 내용 이외의 것에 대부분의 시간을 사용하자│읽는 사람이 한 번에 이해할 수 있는 슬라이드가 가장 좋다│프레젠테이션을 하는 이유│원 슬라이드, 원 메시지, 원 이미지가 원칙!│메시지는 20자 내외로│짧은 시간에 메시지를 전하는 기술을 연마하라│가로×세로 비율을 조정해 메시지성을 높인다│사람을 끌어당기는 건 역시 숫자다!│숫자가 가진 의미를 전하자│페이지 번호 표시를 잊지 마라│테마 하나당 3가지 항목을 준비하자│무의미한 자료 낭독과 암기│타깃에 따라 이야기하는 내용을 바꾼다│강약장단이 있는 말투로 청중의 마음을 사로잡아라
이기는 보고서 10 -기획서
결론부터 쓰고 숫자로 증명하라
A4지 1장으로 정리하자│결론은 처음에 전달한다│타이틀은 크게 적자│매수가 많은 기획서=좋은 기획서가 아니다!│기획서 앞쪽에 결론을 둔다│시선의 자연스러운 움직임을 의식한다│숫자 표현법에 각별히 신경 쓴다│가로×세로 비율을 조정해 쓸모없는 요소를 배제한다│퀄리티 높은 이미지를 붙인다│항목별 기록은 5개까지│전하고 싶은 단어나 문장은 강조하자│평가가 빠진 자료는 더 이상 자료가 아니다!│취재 시에는 A4지 1장에 키워드를 정리해 대응한다
특별부록
보고서 작성의 노하우와 함정
자료 준비와 구성부터 각종 그래프의 작성법까지
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